БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ПО ТЕЛЕФОНАМ:
Россия
Москва и область
Санкт-Петербург и область
Многоканальная бесплатная горячая линия

Москва и МО +7 (499) 110-35-21
С-Петербург и ЛО +7 (812) 334-11-75
Бесплатный звонок по России

Перечень планируемых платежей

перечень планируемых платежей

1. Реестр платежей.

Реестр запланированных выплат является важной частью данного календаря. Обычно именно он идет на подпись финансовому или генеральному директору предприятия. Отметим, что в идеале в реестре платежей предусмотрены как стандартные колонки, например, дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, так и ряд дополнительных полей. Последние могут помочь руководителю департамента казначейства (либо финансовому директору, если в компании отсутствует отдельная казначейская функция) сформировать платежный календарь.

К дополнительным полям относятся:

  • Наименование статьи бюджета, в рамках которой планируется произвести платеж. Дело в том, что проверка на соответствие бюджету входит в число самых распространенных процедур при согласовании заявок на платеж. Вы значительно упростите проверку, если будете осуществлять ее не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого наименование статьи бюджета указывается по каждому заявленному платежу.
  • Источник оплаты. То есть необходимо обозначить, с какого расчетного счета (из какой кассы) будут выплачены деньги по заявке. Без этого сложно спланировать остатки на начало и конец дня по расчетным счетам компании во время составления платежного календаря предприятия.
  • Авторизация. Это дополнительный признак, позволяющий отследить согласована ли заявка. Для большего удобства можно разбить это поле на несколько, допустим, по должностям лиц, от которых зависит согласование. Таким образом финансовый директор, получив на подпись реестр платежей, сможет понять, какие заявки уже одобрены на предыдущих этапах, а какие еще ждут согласования и у кого.
  • Факт исполнения заявки. Данное поле включает в себя пометку относительно того, оплачена заявка или нет, и дату платежа. Благодаря этому полю, инициатор быстро получает сведения о состоянии своей заявки, а финансовый директор без труда актуализирует платежный календарь, внося в него оплаты, имевшие место на текущей неделе.

2. Правила сбора и прохождения заявок.

Подготовка достоверного платежного календаря на ближайшую неделю невозможна, пока на предприятии отсутствует регламент платежей. Дело в том, что всегда есть руководители отделов, которым кажется, что именно их счет требует скорейшей оплаты. И это несмотря на то, что практически всегда можно предвидеть необходимость выплат хотя бы за неделю. Обычно причиной такой спешки является забывчивость, простая халатность отдельных специалистов. В финансовых вопросах это недопустимо.

Регламент платежей устанавливает правила заполнения заявок, порядок согласования, сроки подачи, время исполнения заявки. Допустим, инициатор платежа может подать заявку по понедельникам до 16:00. А время выдачи наличных по согласованным заявкам – по средам, четвергам, пятницам с 11:00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета осуществляется строго по четвергам до 14:00, пр.

Утвердить данный регламент можно только приказом генерального директора предприятия. После утверждения информация об изменениях доводится до сотрудников. Крайне важно уделить особое внимание в регламенте платежей таким темам, как нарушение сроков предоставления заявки, превышение лимита по бюджетной статье. Таким образом вы сразу решите все вопросы, возникающие в непредвиденных ситуациях, и сможете мотивировать работников следовать регламенту.

При несоблюдении сроков формирования заявки регламент может предусматривать личное согласование с финансовым или генеральным директором. Единожды попав в такую ситуацию, многие сотрудники решат впредь не нарушать сроков. Вы можете скачать готовый регламент проведения платежей под статьей.

3. Поступление средств.

Наибольшую сложность из всех описываемых задач, как показывает практика, представляет собой планирование объемов средств, поступающих в течение дня. Обычно действуют таким образом: запланированные в бюджете поступающие средства делят на количество рабочих дней, после чего результат заносят в платежный календарь. Таким образом получается входящий денежный поток одного дня. Это единственный вариант расчетов, если компания торгует в розницу без предварительных договоров.

Но необходимо учитывать степень приблизительности расчетов при планировании выплат. Допустим, на начало дня на счетах компании 150 тыс. рублей, в течение дня ожидается поступление 300 тыс. рублей. Поэтому специалисты финансового отдела планируют оплатить счета на 450 тыс. рублей. Но до конца банковского дня поступило только 200 тыс. рублей, вместо ожидавшихся 300, а значит, запланированные суммы придется пересчитывать.

Хотя это не самое страшное, проблема в том, что остатки на расчетных счетах спланированы в ноль, а по договору с банком неснижаемый остаток на счете предприятия равен 10 тыс. рублей. Ниже вы найдете пример платежного календаря.

Рекомендуется заблаговременно определить, какая часть запланированных к поступлению средств пойдет на оплату счетов. Обычно это делается на основе опыта работы или анализа движения финансов. Также стоит заранее определить в регламенте платежей страховой остаток средств на конец рабочего дня – этот показатель необходимо принимать во внимание при подготовке платежного календаря предприятия, даже простого.

Советуем включить в данный документ информацию о существующих невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Эти данные указывайте рядом со сведениями о входящих остатках. Тогда в платежном календаре будут как можно более полно представлены сведения о финансовых возможностях предприятия, а значит, у финансового директора появится возможность эффективнее использовать ресурсы.

4. Определение приоритетов, если нет денег для оплаты всех счетов.

Сегодня у многих предприятий нет средств на оплату сразу всех акцептованных заявок. В результате приходится собирать совещание руководителей подразделений, чтобы решить, какие из платежей можно отложить на некоторый срок. Все это требует дополнительных временных затрат и вложения сил.

Для более быстрого управления рекомендуется указывать в заявках приоритет платежа и срок оплаты по договору. С помощью этой информации финансовый директор единолично примет решение о том, выплату каких сумм можно временно отложить. В первую очередь компании стараются расправиться с долгами по заработной плате, перед бюджетом, банками. Далее в очереди следуют ключевые контрагенты, непосредственно влияющие на возможность продолжения работы компании, или договор с которыми предусматривает серьезные штрафы. И в конце вносятся все прочие платежи.

Вы почувствуете, насколько проще следить за неоплаченными заявками, если указывать факт исполнения/неисполнения. Также рекомендуется, помимо классического деления платежей по статьям, предусмотреть аналитику по контрагентам. В этом случае самым удобным инструментом является Excel – вам нужно только ввести дополнительный столбец с названием получателя. Вы получите возможность при необходимости видеть список дебиторов, которые ждут перечисления в ближайшее время.

5. Исполнение платежного календаря.

Данный документ требует проведения актуализации – эту процедуру выполняют в конце рабочего дня на основе выписки из системы «банк – клиент». Для этого вместо плановых данных вносят информацию о фактических оплатах, поступлениях, оставшихся средствах, то есть наиболее существенные для компании показатели. Также возможен ежедневный анализ расхождения изначально запланированных цифр и фактических данных. Но практика показывает, что рассматривать показатели с этой позиции лучше по завершении недели.

Также рекомендуем сделать на ближайший месяц укрупненный план поступлений и выплат, в котором предусмотрено деление по неделям (не по дням). Так вам будет проще ориентироваться в ближайших платежах, особенно если некоторые из них ранее приходилось переносить из-за недостаточного количества средств на счетах.

Читайте также: Методы управления валютными рисками: кратко и по делу

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *